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Data workflow
management

Conservazione sostitutiva e
automazione dell’invio di informazioni.

Per aziende che hanno molte informazioni da gestire e inviare ai propri clienti.

La situazione iniziale

  • Amministrazione sovraccarica di attività a basso valore aggiunto.
  • Utilizzo massivo di carta per necessità di firma autografa.
  • Mancanza di una visione generale sulla documentazione da produrre e inviare.
  • Ricerca delle informazioni archiviate molto onerosa.

La soluzione applicata
Dopo aver analizzato i processi di gestione delle informazioni, è stato realizzata una piattaforma Cloud per raccogliere i dati di produzione necessari a generare i documenti amministrativi.
L’ufficio amministrativo ha a disposizione una vista generale delle commesse che richiedono la generazione di documenti e ha accesso diretto ai dati necessari. Il sistema analizza i pdf generati, applica automaticamente la firma digitale dell’azienda e li abbina alle commesse. I documenti vengono inviati contemporaneamente al cliente finale e al sistema certificato di conservazione sostitutiva.

I risultati ottenuti

  • Automazione del processo di invio documentazione al cliente.
  • Eliminazione della carta con firma autografa tramite conservazione sostitutiva.
  • Monitoraggio dello stato di generazione, archiviazione e invio dei documenti.
  • Abbattimento dei costi di stampa, invio e archiviazione.
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